1.1 Отдел студенческой документации является структурным подразделением Департамента планирования, организации, мониторинга контроля учебного процесса. Осуществляет учет и мониторинг движения контингента студентов. Отдел студенческой документации входит в структуру ДПОМК УП и подчиняется директору ДПОМК УП.
1.2 Отдел студенческой документации в своей деятельности руководствуется положением Департамента планирования, организации, мониторинга и контроля учебного процесса.
1.3 Отдел студенческой документации проводит работу по плану, ежегодно утверждаемому директором Департамента планирования, организации, мониторинга контроля учебного процесса.
1.4 Руководство деятельностью отдела осуществляется зав. отделом. Заведующий отделом назначается и освобождается от должности приказом ректора университета.
1.5 В штатный состав отдела студенческой документации входят: заведующий отделом, 2 инспектора.
2. Основные задачи отдела студенческой документации:
2.1 Составление государственного статистического отчета в статистическое управление, Казпотребсоюз, Министерство образования и науки РК;
2.2 Ежемесячный, поквартальный и годовой учет контингента студентов и его движения;
2.3 Составление сведений по движению контингента студентов;
2.4 Обработка заявлений и представлений по приказам на зачисление, отчисление, восстановление, перевод в другие вузы, из других вузов, оформление на академические отпуска, на изменение фамилий, об окончании, переводе и об оплате;
2.5 Сверка контингента студентов по факультетам;
2.6 Осуществление электронного учета «движения» студентов по очной и заочно-дистанционной формам обучения, в том числе по филиалам;
2.7 Прием и ведение личных дел из приемной комиссии университета после осуществления набора студентов;
2.8 Документальное оформление и внесение изменений в личные дела студентов согласно приказам;
2.9 Оформление письменного запроса на документы студентов, переведенных из других вузов, а также отчисленных студентов;
2.10 Оформление и отправление личных дел студентов, переведенных в другие вузы, а также отчисленных студентов;
2.11 Подготовка личных дел выпускников к сдаче государственных экзаменов;
2.12 Прием личных дел студентов-выпускников из деканатов и филиалов;
2.13 Прием учебных карточек и зачетных книжек с деканатов, отчисленных из университета студентов;
2.14 Прием, проверка, хранение и передача в основной архив университета личных дел выпускников университета;
2.15 Пересылка ответов на запросы КНБ, финансовой полиции и других организации.
3. Функции отдела студенческой документации:
3.1 Представление отчета за учебный год в МОН РК, Казпотребсоюз и статистическое управление по форме;
3.2 Прием, проверка, хранение личных дел студентов;
3.3 Контроль за своевременным составлением сведений по движению контингента студентов.
4. Права отдела студенческой документации:
4.1 Запрашивать от деканатов, филиалов университета необходимую информацию по движению контингента студентов;
4.2 Вносить свои предложения по улучшению организации контроля, отчетности по студенческому отделу.
5. Взаимоотношения (служебные связи) с другими подразделениями:
Основные служебные связи отдела студенческой документации с другими подразделениями КЭУК рассмотрены в положении о ДПОМК УП.
6. Ответственность отдела студенческой документации:
6.1 Сотрудники отдела студенческой документации несут ответственность за надлежащее и своевременное выполнение своих функций.
6.2 Ответственность за своевременную и качественную подготовку статистических отчетов 3-НК.
6.3 Ответственность за своевременную и качественное содержание, оформление и отчетность документов студенческого отдела.
Сотрудники отдела студенческой документации:
Туралыкова Кенжегуль Досановна – Руководитель отдела;
