|
Служба документационного обеспечения контроля создана на основании приказа ректора №295-ок от 06.09.2007 как структурное подразделение Департамента управления персоналом
Руководитель Службы документационного обеспечения и контроля непосредственно подчиняется директору Департамента управления персоналом. В состав службы включены канцелярия, архив.
Основными задачами службы являются:
1. совершенствование форм и методов работы с документами в университете;
2. обеспечение единого порядка документирования, организации работы с документами, создания и ведения информационно-поисковых систем, контроля исполнения документов и подготовки документов для передачи в ведомственный архив университета;
3. сокращение объема документооборота в университете;
4. разработка, внедрение новых технологических процессов с документами и документной информацией на основе использования организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей.
Служба осуществляет следующие функции:
• осуществляет первоначальную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку документов, прием и отправку факсов, электронной почты университета.
• организует своевременное рассмотрение руководством университета входящих документов, осуществляет контроль за оформлением документов, представляемых на подпись руководства университета;
• осуществляет контроль за исполнением документов в установленные сроки, регулярно информирует руководство университета о результатах исполнения документов;
• формирует и ведет контрольно-справочную картотеку;
• организует копирование и размножение документов;
• разрабатывает инструкцию по делопроизводству и другие нормативно-методические документы по документированию и управлению документацией;
• составляет номенклатуру дел университета, обеспечивает оперативное хранение дел и их использование до передачи в установленном порядке в частный архив;
• разрабатывает мероприятия по совершенствованию форм и методов работы с документами, повышению исполнительской дисциплины;
• осуществляет контроль за правильностью оформления и формирования дел в структурных подразделениях, организует экспертизу ценности документов с целью их отбора на хранение и уничтожение;
• организует повышение деловой квалификации работников службы, проводит совещания-семинары и консультации по вопросам документирования и управления документацией;
Перспективы деятельности – внедрение системы автоматизации делопроизводства и переход делопроизводства на государственный язык, на основании комплексного внедрения информационных технологий во все сферы документационного обеспечения управления, что позволяет создать единое информационное пространство в университете.
Для реализации проекта автоматизации документационного обеспечения управления в университете разработаны Концепция электронного документооборота и правила организации электронного документооборота.
Руководитель службы – Смагулова Лариса Сериковна
Старший инспектор – Луконина Александра Александровна
Делопроизводитель - Каницкая Тамара Иосифовна
Зав.архивом – Бикенова Сания Исабековна
Тел/факс 44-16-32
|
|
